Associativismo

Através do Balcão Associação na Hora é possível criar uma associação, existem diversos balcões no país e é possível recorrer a qualquer um deles independentemente de onde seja a sede da associação.

Em Mafra existe Balcão Associação na Hora na Conservatória do Registo Predial e Comercial de Mafra.

Para registar o nome da associação existem duas opções:

1. Optar por um nome pré-aprovado, que se encontre na lista de denominações disponíveis online (Bolsa de Firmas e Denominações) ou no Balcão Associação na Hora.

Ao nome escolhido deve ainda ser adicionada uma menção indicativa da natureza associativa (ex. Associação, Núcleo, União, Clube), e pode também ser adicionada qualquer expressão que seja alusiva aos fins estatuários (ex. “de artistas”, “de artes performativas”).

O nome só fica reservado quando é constituída a associação no Balcão Associação na Hora.

2. Optar por um nome que não está pré-aprovado (é possível consultar os nomes já existentes em: Portal da Empresa)

Nesta situação, é necessário pedir o Certificado de Admissibilidade de Firma ou Denominação antes de se deslocar ao Balcão Associação na Hora (realizar o pedido em: Constituição de Entidade).

Neste pedido é obrigatório indicar a denominação (nome) pretendida, a sede da associação, o objeto social da mesma, o CAE de atividade a atribuir e fazer o pagamento do pedido, este certificado é válido por 3 meses.

Nota: no caso do Balcão de Associação na Hora o nome desejado pode ser pedido sem custo, mas está sujeito à aprovação no momento.

Definem o objeto social (fim/missão) e o funcionamento (sede, mandato, forma de obrigar, órgãos sociais) da associação.

Os estatutos de uma associação contêm informação sobre:

• A denominação, sede e duração da associação
• O NIPC e identificação na Segurança Social
• O objeto social/missão (o que é, o que se pretende)
• A duração do mandato dos titulares dos órgãos sociais
• A composição dos órgãos sociais
• A forma de obrigar (quantas assinaturas/quem assina)

No que diz respeito ao objeto social, recomenda-se que sejam definidos de forma ampla, para que seja possível expandir a atividade da associação sem necessidade de alterar os estatutos.

Qual a diferença entre Estatutos com e sem nomeação?

• Estatutos sem nomeação simultânea dos órgãos sociais: devem estar presentes no ato de constituição duas pessoas que pertençam a qualquer órgão social da associação.
• Estatutos com nomeação simultânea dos órgãos sociais: devem estar presentes no ato de constituição os membros dos órgãos sociais nomeados (Direção, Assembleia-Geral e Conselho Fiscal)

• Assembleia-Geral – Composta por 1 Presidente e 2 Secretários
• Direção – Composta por 1 Presidente, 1 Vice-Presidente e 1 Secretário (podem existir mais membros, desde que seja em número ímpar)
• Conselho Fiscal – 1 Presidente, 1 Vice-Presidente e 1 Secretário (podem existir mais membros, desde que seja em número ímpar)

A escritura é um ato constitutivo e/ou de formalização de competência do Instituto dos Registos e Notariado (IRN). Pode ser feita:

• No Balcão Associação na Hora
• Através de Escritura Pública no Cartório Notarial (por exemplo, quando o modelo de estatutos não se adequa). O notário que procede à escritura promove, a expensas da associação, e de imediato, a publicação da constituição e dos estatutos.

Custos associados ao recorrer ao Balcão Associação na Hora:

• Associações de estudantes: gratuito
• Associações juvenis: 300€*, que serão devolvidos após reconhecimento por parte do IPDJ
• Outros tipos de associações: 300€*

Para criar a associação no Balcão Associação na Hora, é necessário apresentar os seguintes documentos:

1. Se o requerente é uma pessoa singular:

• • Documento de identificação
  • NIF

As pessoas singulares estrangeiras que não integrem os órgãos sociais, ficam dispensadas de apresentação do NIF.

2. Se o requerente é uma pessoa coletiva:

• • Documento de identificação dos representantes legais
  • NIF dos representantes legais
  • Cartão de Identificação de Pessoa Coletiva ou código de acesso ao Cartão Eletrónico
  • Estatutos
  • Ata de deliberação da Assembleia-Geral sobre a constituição da Associação
  • Ata de eleição e de tomada de posse dos representantes legais

Após ser constituída associação, é entregue de imediato:

• Certidão do ato constitutivo e dos estatutos da associação
• Número de Segurança Social da Associação
Cartão eletrónico de pessoa coletiva (através de um código de acesso), onde estão reunidos diversos dados da Associação em questão, sendo estes:
• NIPC
• NISS
• Nome e sede
• CAE(s)
• Natureza jurídica
• Data de constituição
• Código de acesso à versão eletrónica do Cartão de Pessoa Coletiva

Caso opte por recorrer ao Balcão Associação na Hora, é também entregue o vale do serviço 3 em 1 (3 em 1), que inclui 1 ano grátis de alojamento técnico, domínio “.pt”, e-mail e ferramenta de construção de site.

*Valor meramente informativo, pode variar consoante alteração de valores por parte dos meios competentes.

Quando a Associação é constituída através do serviço Associação na Hora, a inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas fica desde logo garantida.

Caso a Associação seja constituída através de outros meios, deve ser requerida a inscrição em Pedir inscrição online no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas,no prazo de validade do Certificado de Admissibilidade de Firma ou Denominação (3 meses), ou no prazo de um mês após a finalização das formalidades legais de constituição.

O CAE é um código numérico que enquadra as atividades económicas portuguesas por ramos de atividade.

O primeiro código CAE é atribuído pelo Instituto de Registos e Notariado (IRN), através do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), na sequência da constituição da pessoa coletiva, e este é escolhido de acordo com a atividade que a pessoa coletiva pretende seguir.

É possível adicionar CAEs secundários ao código principal (sem limites) através do site da Autoridade Tributária ou presencialmente junto de uma das repartições das Finanças, sendo que, os mesmos devem estar devidamente enquadrados no objeto social da associação.

Consultar CAEs: Sistema Integrado de Metainformação - categorias.

1. Termo de abertura

Sugestão:

“Vai este livro servir para as atas das reuniões e deliberações da Associação (nome da associação).

O presente livro é composto por (nº) folhas, estando cada página numerada por ordem e rubricada.

Leva no fim o termo de encerramento.

Localidade e data / Cargo e assinatura do responsável”

2. Termo de encerramento

Sugestão:

“Serviu o presente livro composto por (nº) folhas numeradas para o registo das atas das reuniões e deliberações da Associação (nome da associação).

Localidade e data / Cargo e assinatura do responsável”

Os documentos necessários para as reuniões da associação são:

• Convocatória e ordem de trabalhos da reunião (consultar minuta)
• Registo de presenças
• Atas das reuniões ordinárias e extraordinárias (ver minuta)
• Auto de posse dos corpos gerentes (ver minuta)

1. O que é o Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE)?

O RCBE serve para identificar todas as pessoas singulares que, mesmo de forma indireta ou através de terceiros, possuam a propriedade ou o controlo efetivo das entidades jurídicas.

Tem como objetivo identificar todas as entidades nacionais e internacionais que operam em Portugal, com vista a aumentar a transparência, a confiança e a segurança das transações económicas, prevenir e combater o branqueamento de capitais e o financiamento de terrorismo.

Este registo é obrigatório e não tem custo associados, serve para identificar os beneficiários efetivos das entidades, no caso, todas as pessoas que controlam uma associação.

Pode realizar o registo aqui: Registo Central do Beneficiário Efetivo 

2. Quem é considerado um beneficiário efetivo numa associação?

• Pessoas que fazem parte da direção
• Pessoas que têm competências delegadas de administração ou de gestão, se houver.

De forma geral, devem ser identificados os membros da Administração/Direção a quem é requerida intervenção/assinatura para realizar todos os atos em nome da associação segundo os seus Estatutos.

3. Quando efetuar o registo?

No prazo de 30 dias após a primeira inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas.

4. Como funcionam as atualizações/confirmações de informação?

Todas as entidades estão obrigadas a atualizar a informação necessária sempre que existam alterações aos dados que foram declarados. Esta atualização tem de ser feita num prazo de 30 dias a contar do facto que as origina.

Caso não existam alterações, tem de ser feita anualmente uma confirmação da informação declarada até ao dia 31 de dezembro. Esta confirmação deixa de ser necessária caso tenham sido feitas alterações no mesmo ano civil.

Caso após a confirmação anual, existam alterações a ser feitas, estas devem ser realizadas independentemente de já ter sido feita a confirmação anual.

A atividade deve ser iniciada até 90 dias após a data de criação da Associação no Serviço de Finanças, e ao iniciar a atividade é gerado automaticamente o pedido de senha das Finanças.

O que é o regime simplificado e a contabilidade organizada?

O regime simplificado é uma espécie de “contabilidade não organizada”. Não existindo obrigatoriedade das associações se enquadrarem no regime de contabilidade organizada para a atividade estatutária (isenta), devem manter um registo simples de receitas e despesas e inventários.

Pode existir uma parte da atividade que obrigue a ter contabilidade organizada” nos termos do nº2 do art. 124º do CIRC (por exemplo a exploração do bar/cafetaria), isto é, que permita o controlo do lucro apurado nessas atividades, nos termos do nº1 do mesmo artigo.

Caso a associação ultrapasse os 1500.00€ de rendimentos totais em dois anos consecutivos (em atividade isenta ou não isenta), é obrigatório passar a ter contabilidade organizada para tudo.

Como proceder caso opte por ter contabilidade organizada?

Caso opte por ter contabilidade organizada no momento de criação da associação, é necessário indicar um contabilista certificado, ou escolher um que conste na bolsa que é disponibilizada pela Ordem dos Contabilistas Certificados, apenas para realizar a entrega da declaração de início de atividade.

A bolsa pode ser consultada no Balcão Associação na Hora.

Caso opte por ter contabilidade organizada após o início de atividade, é necessário submeter uma declaração de alteração de atividade nas Finanças.

A inscrição de pessoas coletivas na Segurança Social é obrigatória, única e definitiva.

Ao fazer o registo no Balcão Associação na Hora é atribuído o número de Segurança Social (NISS). Caso haja lugar a escritura notarial, o NISS é obtido quando é realizado o início de atividade nas Finanças, que produz automaticamente o início de atividade na Segurança Social, sendo atribuída a senha de acesso ao serviço Segurança Social Direta.

Alterações - Comunicações obrigatórias

Caso existam alterações ao nível de identificação, incluindo os relativos aos estabelecimentos, o início, a suspensão ou a cessação de atividade, estas têm de ser comunicadas. Considera-se cumprida esta comunicação perante a Segurança Social se a mesma for comunicada à administração fiscal ou puder ser obtida oficiosamente.

É necessário comunicar o enquadramento ou a exclusão de um trabalhador como membro dos órgãos estatutários, enviando os elementos solicitados pela Segurança Social*. 

*Ata da deliberação em Assembleia Geral

Modelo Plano de Atividades

Modelo Parecer do Concelho Fiscal

Modelo Orçamento, Relatório e Balancete

Modelo Estatutos - Registo Notário

Modelo Estatutos com Nomeação - Associação na Hora

Modelo Estatutos sem Nomeação - Associação na Hora

Modelo Regulamento Interno

Declaração de Representação

Exemplo de Convocatória

Minuta de Ata Eleições

Minuta de Ata