Faturação Eletrónica
Em conformidade com o previsto no artigo 299.ºB do Código dos Contratos Públicos, republicado no Anexo III do Decreto-Lei n.º 111-B/ 2017 de 31 de agosto, conjugado com a Portaria 426-A/ 2012, de 28 de dezembro e a Portaria 289/ 2019, de 5 de setembro, o Município de Mafra está empenhado em modernizar o modelo de receção de faturas dos seus fornecedores, devendo os fornecedores aderir ao envio da fatura por via eletrónica, a partir do dia 1 de janeiro de 2023.
Neste sentido informamos que o Município de Mafra irá receber as faturas dos seus fornecedores através de Intercâmbio Eletrónico de Dados, tendo selecionado a empresa YET - Your Electronic Transactions, Lda. para o fornecimento da solução de tratamento de faturas eletrónicas.
No sentido de facilitar a adesão dos fornecedores ao envio eletrónico das suas faturas, deverão contactar a YET através de um dos seguintes mecanismos:
- e-mail: sales@yetspace.com
- telefone: +351 253 149 253
A YET irá disponibilizar toda a informação técnica necessária para o envio de faturas eletrónicas e recomendar a melhor opção para cada uma das realidades de fornecimento, para a implementação do Intercâmbio Eletrónico de Dados com o Município de Mafra.
Em alternativa, os fornecedores poderão contactar os Serviços de Contabilidade da Câmara Municipal de Mafra através do telefone 261 810 135.
Para obter mais informação, consulte as FAQ’s abaixo.
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O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a União Europeia, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos.
Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.
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O que não é considerado uma fatura eletrónica?
Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica. O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do e-Invoicing.
Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.Tenha, ainda, em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.
Para que, a partir de 2023, possa continuar a fornecer bens e serviços à Administração Pública – em Portugal e nos restantes Estados-Membros –, deverá adaptar o seu sistema para uma faturação eletrónica, seguindo as regras europeias.
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Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória, “sempre que aplicável”:
1. Identificadores do processo e da fatura;
2. Período de faturação;
3. Informações sobre o cocontratante;
4. Informações sobre o contraente público;
5. Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
6. Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
7. Referência do contrato;
8. Condições de entrega;
9. Instruções de pagamento;
10. Informações sobre ajustamentos e encargos;
11. Informações sobre as rubricas da fatura;
12. Totais da fatura.Para mais pormenor, o Decreto-Lei nacional indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva, elaborada pelo CEN – Comité Europeu de Normalização (enquadrada para Portugal pelo IPQ – Instituto Português da Qualidade).
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A sua organização está abrangida pelas novas regras?
A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou como recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).
A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.
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Quais as vantagens da fatura eletrónica?
As novas regras europeias pretendem harmonizar a faturação da contratação pública europeia, simplificando os contratos transfronteiriços.
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Como será a partir de 1 de janeiro de 2023?
A partir de 1 de janeiro de 2023, as faturas eletrónicas em formato PDF deixarão de ter validade legal e a assinatura encriptada não qualificada deixar de ser válida, passando a ser obrigatória a assinatura eletrónica qualificada das faturas.
É, ainda, de salientar que o Decreto-Lei n.º 28/ 2019, de 18 de fevereiro, definiu que todos os documentos fiscais relevantes têm de incluir um código de barras bidimensional (código QR) e um código único do documento (ATCUD), tendo os requisitos sido definidos e regulamentados através da Portaria n.º 195/ 2020, de 13 de agosto.
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Que modelo de fatura eletrónica pode ser adotado?
Dado o carácter muito específico de alguns contratos, a nível setorial ou mesmo em resultado de acordos bilaterais, trata-se de uma questão relevante, quer para as empresas privadas, quer para a Administração Pública.
Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a norma europeia prevê um componente base (CORE) na fatura eletrónica e duas variações possíveis:
• CORE – informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;
• CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as faturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adotem as normas mais usadas;Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a receção a um modelo específico com extensões).